Ultimo aggiornamento: giugno 2026
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Titolare del trattamento
MARIA BELÉN PAIS Professionista individuale P.IVA IT01767340050 C.F. PSAMBL95P60Z600S Regime forfettario RF19 ItaloDocs di Maria Belen Pais Email: info@italodocs.com WhatsApp: +393805958982 Il Titolare non ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), in quanto non ricorrono i casi di obbligo previsti dall'art. 37 GDPR. Per ogni richiesta relativa alla privacy puoi contattare: info@italodocs.com
Ambito di applicazione
L'informativa si applica al sito web italodocs.com e ai servizi documentali gestiti tramite la piattaforma ItaloDocs, inclusi: • moduli di richiesta preventivo e contatto; • caricamento di documenti e deleghe; • area di seguimento pratica (numero richiesta + codice di accesso); • comunicazioni operative via email o WhatsApp; • pannello amministrativo interno (accesso riservato al Titolare). Per i cookie e le tecnologie simili si rimanda alla Cookie Policy.
Tipologie di dati trattati
A seconda del servizio richiesto, possiamo trattare: Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, paese e città di residenza. Dati del modulo: servizio richiesto, note, campi specifici per tipo di pratica (es. dati anagrafici, comuni, lingue, tipologia certificato). Documenti caricati: documenti di identità, certificati, atti di stato civile, deleghe firmate, autorizzazioni e altra documentazione amministrativa. Dati di pratica: numero richiesta, codice di seguimento, stati della pratica, importi di preventivo/pagamento, note operative. Dati economici e fiscali: importi, metodo di pagamento, riferimenti di pagamento, dati di fatturazione. Dati tecnici: log di sistema, data/ora delle operazioni, indirizzo IP, user agent, cookie tecnici (vedi Cookie Policy). Comunicazioni: contenuto di email o messaggi WhatsApp inviati dall'utente o dal Titolare nell'ambito del servizio. Dati di consenso: accettazione di privacy/termini, versione dell'informativa accettata, data e ora del consenso.
Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR)
Alcuni documenti o informazioni forniti dall'utente possono contenere categorie particolari di dati personali, ad esempio: • origine familiare o genealogica (pratiche di cittadinanza); • dati contenuti in certificati penali o documenti giudiziari; • altre informazioni sensibili eventualmente presenti negli atti caricati. Tali dati sono trattati solo se strettamente necessari per valutare e svolgere il servizio richiesto, sulla base del consenso esplicito dell'interessato (casella obbligatoria prima dell'invio) e/o dell'esecuzione di misure precontrattuali o del contratto, ove applicabile. L'utente è invitato a caricare solo i documenti indispensabili e a oscurare informazioni non pertinenti, quando possibile.
Fonte dei dati
I dati personali sono forniti principalmente: • direttamente dall'interessato tramite moduli, email, WhatsApp o area di seguimento; • tramite documenti caricati dall'interessato o da soggetti da lui autorizzati; • in misura limitata, da log tecnici generati dalla navigazione o dall'uso della piattaforma. Il Titolare non effettua profilazione commerciale né acquisisce dati da broker o elenchi pubblicitari.
Finalità, base giuridica e natura del conferimento
Per ogni finalità indichiamo la base giuridica e se il conferimento è obbligatorio: 1) Gestione richieste di preventivo e contatto — base: misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR) e consenso ove necessario. Dati richiesti nel modulo (nome, email, servizio, messaggio) sono necessari per rispondere; altri campi possono essere facoltativi. 2) Valutazione documenti e preparazione preventivo — base: consenso esplicito e misure precontrattuali. Il caricamento documenti è necessario solo se richiesto per il servizio scelto. 3) Esecuzione del servizio documentale accettato — base: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). 4) Seguimento pratica online — base: esecuzione del contratto e legittimo interesse operativo. 5) Gestione deleghe e autorizzazioni — base: esecuzione del contratto e obblighi operativi. 6) Comunicazioni operative (email, WhatsApp) — base: esecuzione del contratto e legittimo interesse a gestire la pratica. 7) Pagamenti, fatturazione e adempimenti fiscali — base: esecuzione del contratto e obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR). 8) Sicurezza, prevenzione abusi e difesa diritti — base: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR). 9) Comunicazioni promozionali future — non effettuate senza consenso specifico, se mai attivate. Il mancato conferimento dei dati contrattualmente necessari può impedire l'erogazione del servizio o la risposta alla richiesta.
Cookie e tecnologie simili
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Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti informatici e, in misura limitata, cartacei, con logiche correlate alle finalità indicate. Misure adottate, ove applicabile: • storage privato per i documenti caricati; • accesso amministrativo autenticato e limitato; • URL firmate temporanee per la consultazione interna dei file; • crittografia in transito (HTTPS); • controllo accessi e backup secondo le capacità dei fornitori cloud utilizzati. Nessun sistema è totalmente immune da rischi; il Titolare aggiorna le misure in modo proporzionato.
Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere comunicati a soggetti che trattano per conto del Titolare (Responsabili ex art. 28 GDPR) o a destinatari autonomi necessari al servizio: • Supabase — database, autenticazione admin e storage documenti (Responsabile). • Vercel — hosting e distribuzione dell'applicazione web (Responsabile). • Cloudflare — DNS, sicurezza di rete e instradamento (Responsabile). • Resend — invio email transazionali (Responsabile). • Meta / WhatsApp — se l'utente avvia una conversazione tramite il pulsante WhatsApp del sito, i dati sono trattati secondo le policy di Meta. • Commercialisti, consulenti fiscali o legali — se necessario per adempimenti o tutela. • Comuni, consolati, uffici pubblici, traduttori giurati, corrieri o altri intermediari — per eseguire la pratica richiesta dall'utente. I Responsabili sono selezionati tra fornitori che offrono garanzie adeguate; ove previsto, sono vincolati da accordi di trattamento dati (DPA). Non vendiamo né cediamo i dati a terzi per finalità di marketing.
Trasferimenti verso Paesi terzi
Alcuni fornitori tecnologici (es. Vercel, Supabase, Resend, Cloudflare) possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti. Quando applicabile, i trasferimenti avvengono sulla base di: • decisioni di adeguatezza della Commissione europea, e/o • Clausole Contrattuali Standard (SCC) e misure supplementari previste dai fornitori. Puoi richiedere maggiori informazioni sui trasferimenti scrivendo a info@italodocs.com
Periodo di conservazione
I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate: • Richieste di preventivo non convertite in ordine: fino a 24 mesi, salvo contestazioni o obblighi diversi. • Pratiche in corso: per tutta la durata del servizio e della gestione post-vendita ragionevole. • Documenti caricati: per il tempo necessario a svolgere la pratica e, ove opportuno, per difesa di diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale. • Dati contabili e fiscali: 10 anni o secondo i termini previsti dalla normativa italiana. • Log tecnici: periodo limitato per sicurezza e diagnostica (in genere fino a 12 mesi, salvo esigenze di indagine). • Prove di consenso (privacy/termini): per il tempo necessario a dimostrare la conformità. Trascorsi i termini, i dati sono cancellati, anonimizzati o archiviati in forma bloccata se un obbligo di legge lo impone.
Documenti di terzi
Se carichi dati o documenti di familiari, minori o altri soggetti, dichiari di essere legittimato a farlo e di aver informato gli interessati, ove richiesto. Il Titolare può richiedere ulteriore documentazione di autorizzazione in casi dubbi.
Processi decisionali automatizzati
Non utilizziamo processi decisionali interamente automatizzati, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato.
Diritti dell'interessato
In qualità di interessato, puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione (nei casi applicabili), portabilità (per dati forniti con mezzi automatizzati e basati su consenso/contratto). Se il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Per esercitare i diritti scrivi a info@italodocs.com indicando l'oggetto della richiesta e un documento utile all'identificazione. Risponderemo entro i termini di legge (in genere 30 giorni).
Reclamo all'autorità di controllo
Hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali — Piazza di Monte Citorio n. 121, 00186 Roma — tramite il sito www.garanteprivacy.it o i canali indicati sul portale.
Modifiche all'informativa
Il Titolare può aggiornare la presente informativa per adeguamenti normativi o evoluzioni del servizio. La data di ultimo aggiornamento è indicata in alto. Per le richieste inviate tramite modulo, conserviamo la versione dell'informativa accettata al momento del conferimento.
Per richieste sul servizio, privacy o reclami: info@italodocs.com